일론 머스크가 미국 정부효율부 수장을 맡았을때 그가 가장 먼저 한 일은 성과 보고 지시였다. 그는 230만 명의 연방 공무원에게 ‘지난주에 무엇을 했습니까?’라는 제목의 이메일을 보냈다. 지난주에 수행한 일을 다섯 가지로 정리해 회신하라고 했던 것이다.
배틀그라운드의 김창환 대표 역시 매일 팀원들과 수시간에 걸쳐 회의를 진행했다. 회의의 목적은 구성원 각자가 무엇을 하고 있는지를 정확히 파악하기 위함이었다. 회의를 통해 개인별 업무를 정리하고 우선순위를 재정렬했다.
생각보다 많은 리더와 구성원들이 자신의 할 일을 명확하게 나열하지 못한다. 해야 할 일은 반드시 머릿속이 아니라 리스트로 정리되어야 한다. 이 리스트는 대표, 팀장, 구성원 모두가 공유해야 한다. 무엇보다 우선순위가 분명해야 한다. 할 일들을 나열 못하고 중요한 일과 그렇지 않은 일을 구분하지 못하는 것은 큰 문제다.
피터 드러커는 “기업가란 생산성이 낮은 분야에서 생산성이 높은 분야로 자원을 이동시키는 사람이다”라고 말했다. 정말 맞는 말이다. 리더의 역할은 본인뿐 아니라 구성원들의 업무 리스트와 생산성을 파악하는 것이다. 그리고 어디에 자원을 집중해야 하는지를 결정하는 것이다.
조직의 개인은 제한된 정보 속에서 조직의 전체 그림을 이해하는 데 한계가 있다. 따라서 리더는 큰 방향을 지속적으로 설명해야 한다. 조직 전체가 생산성이 높은 일에 집중하도록 이끌어야 한다. 이를 위한 첫 번째 작업이 바로 할 일을 리스트로 만들고 서로 공유하는 것이다.
나는 매일 내 업무 리스트를 전 직원에게 공유한다. 동시에 전 직원 역시 각 팀별로 자신의 할 일을 공유하도록 하고 있다. 팀장은 팀원들의 업무를 살피며 우선순위가 높은 일부터 진행되도록 방향을 잡는다. 팀장들 또한 내 업무 리스트를 보고 “이 일이 더 급하다”는 역제안을 하며 우선순위를 함께 조정한다. 할 일 리스트를 서로 공유하는 것은 매일 조직에서는 해야 할 첫번째 업무다.
우리 회사는 이를 체계적으로 하기 위에 온라인 시스템을 갖추고 도트 플래너를 전 사원에게 무료로 배포해 사용하도록 하고 있다. 플래너가 개인적으로 필요할 때는 개인용과 회사용으로 나누어 쓰라고 두권을 준다.